עיקרה של הזכות לשימוע לעובד היא לתת הזדמנות הוגנת לנפגע עתידי להשמיע טיעוניו, בטרם תתקבל החלטה בענינו. מכאן הליך שימוע הוא הליך "מעין שיפוטי" שבו נשמרת לעובד זכות להשמיע טענותיו טרם תתקבל החלטה בעניינו.

בפני פורום שאמור להמליץ או לקבוע, על פי העניין ועל פי סמכותו, עבר היתה החובה נהוגה בגופים ציבוריים בהמשך הורחבה החובה לגופים דו מהותיים, או כאלה שנותנים שירות לציבור לדוגמא חברות ממשלתיות, חברות תעופה וכו'.

בשנים האחרונות הורחבה החובה גם למגזר הפרטי, תוך הטלת סנקציות כבדות במקרה של הפרה שבין משכורת אחת לשתים עשרה משכורות. כאשר השיקולים בעניין גובה החיוב נובעות מאורך תקופת ההתקשרות, הנזק שנגרם עקב ההפרה והאפרות לשימור העובד במידה והיה נערך שימוע בכתב.

בדרך כלל שימוע לעובד נערך כדי לקבוע האם העובד ימשיך בעבודתו אם לאו, אך לאור פסיקת ביה"ד לעבודה קיימת מגמה של הרחבת חובת השימוע גם במקרים של פגיעה בתנאי ההעסקה, ניוד מתפקיד לתפקיד, ו/או כל שינוי מהותי אחר. יודגש כי הליך שימוע איננו בשום פנים ואופן הליך משפטי. במילים אחרות, אין מדובר ב"במה להתנצחות" בין העובד למעביד אלא במה לעובד לטעון כנגד פיטוריו או השינוי הצפוי.

להלן מספר הדגשים פרקטיים בדבר אופן קיום השימוע

מועד השימוע

השימוע יערך, בשלב שלפני קבלת החלטה סופית בעניין פיטוריו של העובד.

מכתב שימוע ותוכן ההזמנה לשימוע

החברה תמציא לעובד זימון באמצעות מכתב שימוע, בו תפורש ותפורט מטרת הזימון והכוונה לדון באותה ישיבה בפיטוריו. כמו כן יפורטו ויפורשו בהרחבה, ככל שאפשר הנימוקים, העילות והסיבות, ללא יוצא מן הכלל, שבעטיין יש כוונה לפטר את העובד או לפגוע במשרתו.

יש לציין בהזמנה לעובד, כי יש ביכולתו להעביר את טיעוניו, וראיותיו בכתב, ואלו יימסרו עובר למועד השימוע, יחד עם זאת הדבר אינו מבטל את חובתו של העובד להתייצב לשימוע.

יש לציין בהזמנה כי העובד רשאי להזמין לשיחת השימוע נציג מטעמו או את נציג הועד או עו"ד. לזימון יצורפו כל המסמכים הרלוונטיים לטענות המפורטות בו על מנת לאפשר לעובד/ת להתייחס אליהם כדבעי.

מועד מסירת ההזמנה ושימוע בכתב

ההזמנה תיעשה תוך מתן זמן סביר לעובד להכין את טיעוניו כנגד הנימוקים שפורטו בהזמנה לישיבה ולפחות יומיים מראש. המנהל/ת ואנשי מקצוע נוספים: רפרנט כספי, יועץ משפטי וכיוצ"ב. במידת האפשר וככל שקיימת נציגות.

העדר התייצבות לשימוע

אם העובד אינו מעוניין בקיום הליך שימוע או שאינו מגיע לישיבת שימוע שנקבעה ללא כל הסבר או נימוק, אזי ניתן לראות אותו  כמי שויתר על זכות שימוע בעל פה או שימוע בכתב.

חובה לציין בפרוטוקול כי העובד ויתר על זכות שימוע, וההחלטה התקבלה על סמך הנתונים שהיו בפני מקבלי ההחלטות.

ויתור על השמעת הטיעונים במהלך השימוע

במידה והעובד ויתר על זכות השימוע, יש לציין זאת בכתב בפרוטוקול השיחה בעניין זה או באישורו בכתב.

הפורום הנאות לעריכת השימוע ושמיעת טענות העובד

שימוע ושימוע בכתב ייערך בפני הגוף המוסמך לדון בהעסקתו ובפיטוריו של העובד.

זימון נציגי החברה לשימוע

ניתן לזמן אך לא חובה את הממונה הישיר של העובד או נציגו, על מנת שבמידת הצורך יוכל לענות על שאלות שיעלו מטעם ועדת השימוע.

עדים מטעם העובד

למרות שמדובר בהליך מעין משפטי אין לעובד זכות להעיד עדים ו/או לחקור את נציגי החברה

מכתב שימוע / שימוע בכתב

לבקשת העובד ניתן לקיים שימוע באמצעות קבלת טענות בכתב מטעם העובד או נציגיו, אם כי המלצתנו היא שכל עוד לא מתקיימות נסיבות מיוחדות, ראוי שהשימוע יהיה שימוע פורמלי, שבו תינתן ההזדמנות להשמיע את הטענות ובעל פה ולא שימוע בכתב.

הליך שימוע

העובד עם או בלי נציגו יתייצב להליך שימוע כאשר כל הנימוקים הטענת והמסמכים הרלוונטיים כבר מונחים לפניו. ולפיכך יהיה עליו להגיב אליהם ועליהם בעצמו או באמצעות נציגו.

במהלך השימוע על פורום השימוע לשמוע את טענות העובד ובמידת הצורך, ניתן להציג לו שאלות הבהרה. אין להיכנס לויכוחים או עימותים עם העובד או נציגו. אין לאפשר לעובד עריכת חקירות בסגנון בית משפט ( כלפי חברי פורום השימוע ובכלל ). אין לקבל החלטות במהלך השימוע עצמו ו/או בנוכחות העובד.

על דבריו וטענותיו של העובד להישמע בלב פתוח ובנפש חפצה, כך שאם יעלה טיעונים טובים ומשכנעים, יימנעו את פיטורי העובד. בתום הישיבה יש להודיע לעובד כי ההחלטה הסופית תינתן לו במועד מאוחר יותר, לאחר קיום התייעצות של הפורום ששמע את השימוע.

לאחר ישיבת השימוע ולאחר שהעובד סיים כאמור את דבריו וטיעוניו, יש לדון בטיעונים שהועלו על ידו, שלא בנוכחותו. קיימת חובה לשקול היטב כל טענה וטענה לגופה ולהחליט בנושא הפיטורים או אי הפיטורים של העובד.

בשלב זה יש מקום לבחון את תיקו האישי של העובד כדי למצוא תימוכין לטענות בעד ונגד הפיטורים.

כמו כן ובמידת הצורך, על פורום השימוע להתייעץ עם הממונה הישיר של העובד ולקבל התייחסות לטיעונים שהועלו, ובמקרים המתאימים וככל שיש צורך בכך - לקיים אף ישיבת שימוע נוספת, לצורךהשלמת פרטים וקבלת תמונה מלאה יותר.

פרוטוקול שימוע

יש לערוך פרוטוקול שימוע מפורט ומדויק של ישיבת השימוע בהקלטה או בכתב, אשר ישקף באופן המלא ביותר את טענות הצדדים כפי שנטענו בישיבה. ככל שנעשה פרוטוקול בכתב העובד יחתום ויאשר כי הפרוטוקול משקף את הליך שימוע לעובד. עותק מהפרוטוקול ימסר לעובד.

פרוטוקול שימוע פנימי

כמו כן יש לערוך פרוטוקול של הדיון הפנימי של פורום השימוע לרבות ההחלטות שנתקבלו לגבי כל טענה וטענה שהועלתה על ידי העובד.

מסירת החלטה

את החלטת פורום השימוע יש למסור לעובד סמוך ככל האפשר למועד קבלת ההחלטה, ולא יאוחר מ - 3 ימים לאחר מועד השימוע.

מכתב פיטורים

אם ההחלטה היא לפטר את העובד, יש להוציא לעובד מכתב פיטורים בכתב, בו יצויין מועד הוצאת המכתב, מועד הכניסה לתוקף של הפיטורים והנימוקים לפיטורים, והאם נדרש לעבוד את תקופת ההודעה המוקדמת.

מחלה ושימוע

חל איסור על משלוח הזמנה לשימוע ו/או עריכת בתקופת ימי המחלה.

השעיית עובד טרם שימוע ומתן מכתב שימוע

ככלל חל איסור על השעיית עובד בכלל וטרם שימוע בפרט במקרים חריגים כאשר מדובר בעבירת שמעת חמורה ו/או חשש לנזקים תועבר בקשה מסודרת בכתב למנהלת משאבי אנוש אשר תקבל החלטה בעניין לאחר התייעצות עם המחלקה המשפטית.

סיכום

אנו מקווים כי מאמר זה יסייע בידכם לקיים את חובת שימוע לעובד, באופן אשר מצד אחד יעמוד בדרישות המחוקק והפסיקה, ומאידך יאפשר קיום הליך צודק המאפשר קבלת החלטה נכונה אשר במסגרתה נשקלו מלוא הנתונים הרלוונטיים בנושא אשר עלולות להיות לו השלכות מרחיקות לכת הן על העובד והן על הארגון.